香港賽馬會慈善信託基金（「信託基金」）和香港賽馬會（「馬會」）致力確保其保存的個人資料的機密及安全。為履行這項承諾，信託基金和馬會將貫徹執行香港特別行政區個人資料（私隱）條例（下稱「條例」）的原則及規定。本私隱政策聲明旨在闡釋信託基金及/或馬會保障私隱的做法。
就本私隱政策聲明而言，「馬會機構」指馬會年報內所載、馬會和信託基金之附屬公司，包括賽馬會文物保育有限公司和賽馬會滘西洲公眾高爾夫球場有限公司。
個人資料的收集
信託基金及/或馬會可能不時因業務及運作而要求閣下提供可直接或間接證明閣下或其他人士身分的資料（「個人資料」）。每次要求的個人資料之範圍或會因應情況而有所不同，但一般情況下包括（但不限於）下列資料：
- 全名、性別、出生日期和地點；
- 用於查證身分或戶籍的資料，包括身分證件類型及身分證件號碼（例如閣下的香港身份證或護照上之細節，簽證資料及居留權證明書和工作簽證）；
- 聯絡方式，例如辦公室地址及/或住宅地址、電話號碼、流動電話號碼、傳真號碼及電郵地址﹔
- 教育及職業背景，包括詳細考試成績、所獲舉薦、曾得獎學金、獎項、受聘工作、社會服務或課外活動﹔
- 財務和賬單資料，例如收入、使費、財務報表、其他資助人的資料和資助細節、受助人、僱員或承辦商的身分和聯絡資料、銀行賬戶資料及細節等；
- 閣下的影像和聲音，包括相片、錄像和錄音等; 及
- 人口統計資料，例如年齡、性別、國籍、婚姻狀況、喜好等。
一般情況下，向信託基金及/或馬會提供個人資料並非強制性，但不提供個人資料可能導致信託基金及/或馬會無法處理閣下的申請或向閣下提供相關設施或服務。
閣下可能偶爾須向信託基金及/或馬會提供其他人士（例如配偶或子女、資助人、會員、受助人、僱員、供應商或承辦商）的個人資料。在此情況下，為遵守條例規定，於使用、披露及轉移前述人士之資料前，閣下首先須獲得該等人士之授權，包括閣下就欲於信託基金及/或馬會達到之目的代表該等人士同意信託基金及/或馬會使用、披露及轉移其個人資料的可能用途。信託基金及/或馬會可於必要時要求閣下向信託基金及/或馬會提供任何證明有關授權的必要證明文件。敬請閣下告知有關人士，可聯絡信託基金及/或馬會以獲取更多資料。
個人資料的使用
閣下的個人資料可供作下列用途或其他直接相關用途：-
- 信託基金及/或馬會就資金提供計劃（包括資助、貸款、獎學金、贊助、或信託基金及/或馬會就相關資金提供計劃而成立的任何組織的成員或會員事宜）及/或任何相關慈善事務的管理及行政工作﹔
- 處理閣下對前述第1段信託基金及/或馬會資金提供計劃的申請，包括核實閣下的身分、評估閣下是否適合獲得信託基金及/或馬會提供資金和核實閣下是否符合資格獲得信託基金及/或馬會提供資金，而不論閣下是否為新申請人或為同一項目重新申請；
- 蒐集關於申請人的統計資料，以協助信託基金及/或馬會在資金提供計劃方面的管理及行政工作﹔
- 為著信託基金及/或馬會在資金提供計劃方面的處理、評估、管理及/或行政工作及/或與信託基金及/或馬會運作相關而執行的任何服務或行政工作，把閣下的個人資料與信託基金、馬會或第三方為其他目的所收集的其他資料進行「核對程序」（定義見條例）；
- 用於處理頒發獎學金的行政工作及相關的事宜，包括與教育機構進行學位安排和入學手續、安排加入相關組織或協會等﹔
- 宣傳信託基金、馬會或馬會機構的資助、貸款、獎學金和其他資金提供計劃，例如向閣下發送由信託基金、馬會或馬會機構舉辦或支持的慈善或公益議題項目、行動與活動的年報、通訊或推廣資料（詳見「直接促銷」部份）；
- 促進和維持在資金提供期內和隨後與獲提供資助、貸款和獎學金等各種資金者聯絡﹔
- 履行以下所列或與其中任何一項相關、信託基金和/或馬會必須或自願遵守的任何義務、規定及安排：
- 香港特別行政區（「香港」）境內或境外目前及將來的任何法律、規例、判決、法令及制裁制度；
- 香港境內或境外任何法律、監管、政府、稅務、執法或其他機構作出及發出的任何指引、指示、指令或要求；或
- 信託基金及/或馬會任何與其主要業務有關的規例或附則。
- 根據信託基金及/或馬會為符合制裁或預防或偵測清洗黑錢、恐怖分子融資活動或其他非法活動的任何計劃和行動，為信託基金及/或馬會共用資料及資訊及／或資料及資訊的任何其他使用而設的任何義務、要求、政策、程序、措施或安排；和／或
- 預防、偵測或調查犯罪。
直接促銷
信託基金、馬會及/或馬會機構（或信託基金、馬會或馬會機構之代理人）或會使用閣下的個人資料（包括姓名和聯絡資料）向閣下發送關於由信託基金、馬會或馬會機構舉辦、支持或安排的慈善、公益或非牟利活動、議題項目或活動的新聞、參與要約和/或宣傳的推廣和宣傳通訊物料。為此閣下的個人資料可能被提供予其他馬會機構。惟信託基金、馬會和/或馬會機構會得閣下同意方會如此使用及／或提供閣下的個人資料。
閣下可隨時聯絡馬會保障資料私隱主任，免費要求不再收取任何上述推廣或宣傳資料。
個人資料的披露
閣下向信託基金及/或馬會提供的個人資料將予保密。惟對為滿足收集個人資料的目的或直接與該目的有關之其他目的而言屬必需時，信託基金及/或馬會可將有關個人資料提供予下列各方：
- 任何馬會機構，藉以（在不違反任何有關上述「直接促銷」所要求的同意之情況下）滿足達成收集資料所涉的目的﹔
- 就提供資料的目的或與其直接相關的目的而言或在條例容許的情況下，相關的第三方（包括但不限於教育或其他機構、協會或組織，閣下的推薦人、政府機關、考試或評核機構和資格頒授機構）；
- 對信託基金及/或馬會負有保密責任及承諾保密該等資料的任何其他人士或公司，惟有關人士或公司須有充滿理由擁有有關資料；
- 就信託基金及/或馬會業務運作向信託基金及/或馬會提供行政、營銷及研究、分銷、資料處理、電訊、電腦、財務、付款或其他服務的信託基金及/或馬會的顧問、代理人、承包商、供應商及任何第三方服務供應商；
- 法律規定或授權的政府及監管機構、調查機構及執法機關以及其他機構；
- 因資金提供計劃而向閣下提供資金，為此而設的提供資金流程和作相關證明而言屬必要的（亦單為此目的）任何金融機構（包括銀行）；及
- 應閣下的要求，閣下的授權代表或法律顧問。
當(i)法律規定、法令要求或為配合搜查令或其他合法有效的調查時；或(ii)據信託基金及/或馬會秉誠相信，披露乃法律規定或於其他方面對進行合法索償或辯護、獲取法律意見、行使及保障信託基金及/或馬會的合法權利，或保護個人生命、身體或財產安全而言屬必要時，信託基金及/或馬會亦可將閣下的個人資料披露予第三方。當信託基金及/或馬會有理由相信披露個人資料對查證可能妨礙（無論是有意或其他）信託基金及/或馬會權利或運作的人士的身分、聯絡該人士或向該人士提出法律訴訟屬必要時，或任何其他人士可能因此而受傷害時，信託基金和/或馬會亦可將閣下的個人資料披露予第三方。
當適用時，信託基金及/或馬會亦可就有關涉及整個信託基金和/或馬會或部分涉及信託基金和/或馬會的併購或出售事項，或作為企業重組或企業控制權的其他變動的一部分，將其所保存之閣下的任何資料作為一項資產予以轉移（包括作為清盤或破產程序的一部分作出的轉移）。
信託基金及/或馬會收集或獲取的個人資料可轉移至其他司法權區，而該司法權區所提供的個人資料保護或會遜於閣下所屬的司法權區。閣下向信託基金及/或馬會提交個人資料以根據其等的提供資金計劃作出申請時，即視為知悉及同意有關轉移。
連結至第三方網站
信託基金及/或馬會網站可能含有轉至由第三方運營的其他網址及網頁的連結。信託基金及/或馬會對所連結網站的內容或該等網站運營商處理閣下個人資料的方式並無控制權。閣下須閱覽該等第三方網站的私隱政策，以了解其可能會以何種方式使用閣下的個人資料。
Cookies的使用
閣下使用信託基金及/或馬會的網站（「網站」）及流動應用程式（如有的話），即視為同意信託基金及/或馬會可貯存及使用cookies、IP地址及使用其他方法，以收集網站使用數據及提升閣下的線上體驗。
Cookies為閣下訪問的網站或閣下開啟的若干電郵貯存於閣下電腦中的小型電腦檔案，其因可讓網站正常運作及為網站擁有人提供業務及營銷資料而廣為應用。
信託基金及/或馬會於其網站使用cookies以追蹤訪客的偏好。該等cookies可讓網站記錄網站的運作或頁面顯示方式變化的信息（如閣下優先選取的語言），亦可協助閣下因應個人需要，變更網頁上可予個人設定的部分，例如文字大小、字體及其他部分。閣下可透過修改互聯網瀏覽器的設置拒絕使用cookies，惟閣下須知悉，若閣下拒絕cookies，網站的某些部分可能無法正常運作。
資料保存
信託基金及/或馬會將只會於與處理個人資料目的相關的期間及適用法律所規定的期間儲存閣下提供的所有個人資料。
資料保安承諾
信託基金及/或馬會致力保障閣下個人資料的安全。其將從實體、科技及組織內部三方面著手，採取各種措施，藉以協助保護閣下的個人資料，防止資料在未獲授權下或意外地被查閱、處理、刪除或作其他用途。
私隱政策聲明的更改
信託基金及/或馬會日後如對私隱政策聲明作出任何更改，將在其 網站 作出公佈，讓閣下時刻都知道信託基金和/或馬會收集哪些資料、此等資料的可能用途以及信託基金和/或馬會是否會向任何人披露此等資料。
個人資料的查閱及改正
閣下有權要求查閱信託基金及/或馬會所保存有關閣下的個人資料，以及要求改正此等資料。信託基金及/或馬會處理此等要求時可收取合理的費用。閣下可致函以下人士提出上述要求：
香港跑馬地體育道一號
馬會總部大樓
保障資料私隱主任
本通知以英文書寫，可能翻譯成其他語言。如本通知的英文版本與翻譯版本有歧義，概以英文版本為準。